Urząd Miasta i Gminy w Glinojecku - Biuletyn Informacji Publicznej

• Referat Organizacyjny i Ochrony Środowiska

Sekretariat

1) Prowadzenie spraw kancelaryjno-technicznych, obsługi sekretariatu, 
2) Udzielanie kompleksowej informacji o zakresie działania Urzędu oraz kierowanie interesantów do właściwych komórek organizacyjnych, wydawanie druków, wniosków stosowanych w Urzędzie, 
3) Przyjmowanie interesantów zgłaszających sprawy, podania, petycje, skargi i wnioski oraz organizowanie im kontaktów z Burmistrzem, 
4) Przechowywanie i zabezpieczenie pieczęci urzędowych, 
5) Obsługę urządzeń biurowych oraz obsługę centrali telefonicznej, 
6) Prowadzenie i aktualizację podręcznych materiałów informacyjno-adresowych dla potrzeb Urzędu, 
7) Prowadzenie spraw związanych z zamawianiem i dostarczaniem czasopism do Urzędu oraz prowadzenie spraw związanych z dystrybucją gazety lokalnej „Wieści Glinojecka”, 
8) Przyjmowanie przesyłek wpływających przez pocztę: listów zwykłych, poleconych oraz faksów, podań składanych przez interesantów, informacji składanych ustnie do protokołu oraz wszelkiego rodzaju wpływów z zewnątrz jak i składanych z Urzędu Miasta Gminy przez pracowników, kierowników jednostek organizacyjnych, 
9) Rozdział pism na poszczególne stanowiska pracy zgodnie z dekretacją, 
10) Prowadzenie rejestru pism wpływających do Urzędu zgodnie z instrukcją kancelaryjną i ich rejestracja w programie DOCUSAFE, 
11) Utrzymanie porządku i czystości w pomieszczeniach zajmowanych przez sekretariat, Burmistrza i Sekretarza Miasta i Gminy, 
12) Prowadzenie pocztowej książki nadawczej, comiesięczne rozliczanie opłaty skredytowanej, 
13) Prowadzenie rejestru delegacji, 
14) Sporządzanie i prowadzenie list obecności i książki wyjść pracowników, 
15) Prowadzenie spraw związanych z bieżącą obsługę sekretariatu, 
16) Zabezpieczanie organizacyjne zebrań i spotkań organizowanych przez Burmistrza i Sekretarza, 
17) Otwieranie i zamykanie (w tym zabezpieczanie) Urzędu pod nieobecność sprzątaczki. 
18) Odpowiadanie za przechowywanie i zabezpieczanie testamentów sporządzanych przez Burmistrza. 
19) Prowadzenie, gromadzenie i archiwizacja wytworzonej dokumentacji zgodnie z obowiązującymi przepisami kancelaryjno – archiwalnymi. Przekazywanie uporządkowanej dokumentacji spisami zdawczo-odbiorczymi akt do archiwum zakładowego zgodnie z ustalonym harmonogramem.